Mit dem IMA5 wurde das Archiv zu einem vollwertigen Dokumentenmanagement ausgebaut. Im IMA können jetzt beliebige Dokumente, wie Scannstücke, Textdokumente oder Briefe hinterlegt werden.
Die Benutzung ist denkbar einfach. Man öffnet bei dem Kunden, bei dem man ein Dokument hinterlegen will, einfach das Archiv und ruft dort die Funktion "Dokument hinzufügen" auf. Jetzt wählt man die Datei aus, die hinzugefügt werden soll. Anschliessend muss noch die Rubrik im Punkt "In Archiv übernehmen" ausgewählt werden. Hier sind feste Rubriken wie "Angebot", "Police" oder "Nachtrag" vorgegeben. Das Dokument ist jetzt im IMA gespeichert und unter dem Kunden immer wieder schnell zu finden.
Dokumente kann man nicht nur einem Kunden, sondern auch direkt einem Antrag, einer Beratung, einem Kfz oder einem Haus zuordnen. Alle Dokumente, die direkt einem Antrag zugeordnet sind, sind gleichzeitig im Archiv zugehörigen Kunden gespeichert. So haben Sie zukünftig immer alle relevanten Dokumente zu Ihren Kunden schnell zur Hand.
Nicht nur eingescannte Dokumente, auch alle Dokumente, die über den IMA gedruckt werden, können im Archiv abgelegt werden. Dazu gibt es im Archiv den Schalter "Journal". Hier finden Sie alle gedruckten Unterlagen - Anträge oder Dokumentationen. Einfach den Eintrag über die rechte Maustaste öffnen, eine Rubrik auswählen und schon erscheint der Eintrag auch im Archiv.
Nutzer von IMASync profitieren von dem neuen Archiv doppelt, denn die Dokumente werden zwischen verschiedenen Computern automatisch abgeglichen. Da der Abgleich von IMASync über das Internet funktioniert, sind gleichzeitig die Dokumente auch noch auf dem Server der Inveda.net gesichert. Hier werden die Dokumente natürlich verschlüsselt abgelegt und können auch nur vom jeweiligen Benutzer gelesen werden.
Eine weitere Zusatzfunktion ist die neue E-Mail-Adresse für IMASync-Nutzer. Man kann über die E-Mail-Adresse einfach Dokumente ins eigene Archiv senden. Weitere Informationen dazu auch unter: