28.02.2011

Dokumentenarchiv mit Online-Abgleich

Der Inveda-Makler-Assistent speichert alle Dokumente, die dem Kunden übergeben wurden in einem Archiv. Damit das Archiv nie verloren gehen kann, empfiehlt die Inveda.net GmbH den optionalen Service IMASync zu nutzen. Durch IMASync wird alles verschlüsselt auf den Servern der Inveda.net gespeichert und kann bei Datenverlust einfach und schnell wieder hergestellt werden.


Was stand eigentlich im Antrag zur Privathaftpflicht von meinem Kunden? Welche Bedingungen hatte ich ihm übergeben? Hatten wir im Beratungsprotokoll auch seine im Haushalt lebenden Eltern mit berücksichtigt? Wann läuft der Vertrag überhaupt aus? Gut wer hier ein Dokumentenarchiv hat. 

Für den Anwender des Inveda-Makler-Assistenten (IMA) stellt sich die Lösung recht einfach dar. Das Archiv findet man dort in der Kundenakte. Hier sind alle Dokumente aufgelistet, die dem Kunden jemals übergeben wurden. Da im IMA sämtliche Dokumente im einheitlichen Format PDF erstellt werden, sind diese auch ohne weiteres mit dem "Arcobat Reader" von "Adobe" lesbar.

So ein Archiv kann schnell viel Platz einnehmen. Im IMA ist das jedoch nicht der Fall. Wird ein Antrag zum Beispiel mehrfach gedruckt, so merkt sich der IMA nur die Änderungen zwischen beiden Dokumenten.  Wird beim Ausfüllen des Antrags das Original-Dokument der Gesellschaft zugrundegelegt, dann wird sich sogar nur der Text gemerkt, mit dem das Dokument gefüllt wurde.

Ähnlich verhält es sich bei den Bedingungswerken, die dem Kunden übergeben werden. Hier speichert der IMA nur die Nummer des Dokuments. Sämtliche Bedingungswerke sind bei der Inveda hinterlegt, und können dort über eine eindeutige Nummer auch später wieder abgerufen werden.

Durch diese Maßnahmen bleibt das Archiv klein und sprengt auch bei vielen Druckvorgängen nicht die Festplattenkapizität handelsüblicher Computer.

Was im Archiv steht, kann im Nachhinein nicht gelöscht werden. Richtig sicher ist das Archiv aber erst, wenn man auch regelmäßig Backups durchführt. Entweder speichert man die Daten auf externen Datenträgern oder  - wenn es noch einfacher sein soll - man nutzt IMASync.

IMASync ist ein Service der Inveda.net, über den die Daten im IMA zwischen zwei oder mehreren Computern abgeglichen werden können. Dabei ist egal, ob es sich um einen Windows-PC ist und ein MAC-Notebook handelt; es müssen auch nicht beide Geräte gleichzeitig an oder im Netzwerk sein.

Mit dem Datenabgleich über IMASync werden auch die Dokumente im Archiv abgeglichen. So sieht man sogar, was auf dem anderen Computer gedruckt wurde. Aber nicht nur das. Da der Abgleich über das Internet erfolgt und alle Dokumente verschlüsselt auf den Servern der Inveda.net gespeichert werden, erfolgt so gleichzeitig auch ein Backup der Daten.

Ein Online-Backup, wie es durch IMASync erfolgt, ist die beste und sicherte Variante, um sich vor Datenverlusten zu schützen. Das Backup erfolgt automatisch und die Kopie der Daten befinden sich immer an einem anderen Ort. Oft wird der Fehler gemacht, die Datensicherungen im selben Büro aufzubewahren. Bei Einbruch oder Brand sind so schnell alle Daten weg. Sind die Daten per IMASync gesichert, kann man den Datenbestand an jedem Ort und auf jedem Computer wieder herstellen. Voraussetzung dafür ist nur eine Datenverbindung und die individuellen Zugangsdaten.

Weitere Informationen zu IMASync finden Sie auf folgender Seite:

http://www.inveda.net/imasync.index.html