UpdateIMASync bringt E-Mails in den IMA

Mit der Version 5.1 des Inveda Makler Assistenten (IMA) wurde auch die Cloud-Lösung IMASync überarbeitet.

Mit IMASync werden die im IMA verwalteten Daten über das Internet abgeglichen und stehen so zeitgleich auf beliebige vielen Computern zur Verfügung. Mit dem kostenpflichtigen IMASync erhält jeder Nutzer eine eigene E-Mail-Adresse. Alle E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, sind inklusive ihrer Anhänge über IMASync automatisch archiviert und über die Absenderadresse der richtigen Kundenakte zugeordnet. Im Folgenden werden die Neuerungen in Bezug auf IMASync und E-Mails gezeigt.

E-Mail-Vorschau im IMA mit HTML-Ansicht.Inveda.netDie E-Mails findet man im IMA unter dem Punkt „Posteingang“ im „Online-Center“. Alle neu eingegangenen E-Mails erscheinen hier. Neu in der Version 5.1 ist die Optik. Der Bereich wurde auf eine einspaltige Liste verbunden mit einer Vorschau auf die selektierte E-Mail umgestellt. Neu ist ebenfalls die Unterstützung von HTML-E-Mails, die jetzt ebenfalls korrekt in der Vorschau gezeigt werden.






E-Mails könne im Posteingang archiviert werden, das sorgt für Ordnung.Inveda.netDer Posteingang soll die zentrale Stelle sein, um die eingegangen E-Mails zu bearbeiten. Ziel sollte es deshalb sein, dass E-Mails nach der Bearbeitung nicht mehr im Posteingang verstopfen. Dazu kann man entweder unwichtige E-Mails nach dem Bearbeiten löschen oder wichtige E-Mails archivieren. Archivierte E-Mails werden nur bei der Auswahl des Filters „Archivierte E-Mails auch anzeigen“ im Posteingang eingeblendet.







E-Mails werden automatisch in der Kundenakte angezeigt, wenn die Absenderadresse bekannt ist Inveda.netEs gibt aber auch eine weitere Stelle, an der die E-Mails eingeblendet werden, und das ist in der Kundenakte. Die Zuordnung der E-Mails erfolgt über die in der Kundenakte hinterlegten E-Mail-Adresse. Stimmt Absender und Kundenakte überein, dann wird die E-Mail in der Kundenakte angezeigt. Hier werden immer alle E-Mails angezeigt, unabhängig von Ihrem Archivierungsstatus. Bereits eingegangen E-Mails werden auch richtig zugeordnete, wenn man erst nachträglich die E-Mail-Adresse in der Kundenakte hinterlegt.





Die Anhänge der E-Mails werden über IMASync automatisch im Archiv abgelegt.Inveda.netMeist wichtiger als die E-Mails selbst sind deren Anhänge. Diese Anhänge können zum Beispiel Antragskopien oder Vertragsunterlagen sein. Alle Anhänge, die über den Posteingang empfangen werden, landen automatisch im Archiv. Damit diese Anhänge nicht den Überblick im Archiv stören, werden diese nur angezeigt, wenn man im Archiv den Filter „E-Mail-Anhänge“ anzeigen wählt. Damit diese Anhänge auch in der Standardansicht des Archivs erscheinen, müssen die Anhänge zugeordnet werden. Die Anhänge können einem Kunden und einem Antrag oder Vertrag zugeordnet werden. Nach der Zuordnung findet man diese Dokumente dann auch in der Kundenakte oder in der jeweiligen Vertragsakte.




Tipp

Wir empfehlen die E-Mail-Adresse von IMASync als Weiterleitung zu Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse einzurichten. Leiten Sie einfach alle E-Mails, die an Ihre bestehende E-Mail-Adresse gesendet werden, an IMASync weiter. So können Sie weiterhin Ihr bestehendes E-Mail-System nutzen und haben gleichzeitig mit dem IMA ein Backup Ihres Posteingangs und die Zuordnung zu den Kundenakten im IMA. Nutzen Sie Ihr Smartphone als Dokumentenscanner. Abfotografierte Seiten können Sie einfach an Ihre IMASync-E-Mail-Adresse senden. So sind die Dokumente automatisch im Archiv des IMA abgelegt und müssen nur noch dem jeweiligen Kunden oder Vertrag zugeordnet werden.

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